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部下へのメールでやってはいけないこと

投稿日:2017年2月24日 更新日:

上司であるあなたは、部下の仕事の進捗状況の確認メールを送ることがあると思います。

そんな時、どんなメールを送信していますか?

まさか、こんなメールを送信していないですよね?

「××の件、どうなってるん?」

これは、疑問形の聞き方でないケースの方が多いです。

つまり、脅しのメールです。

伝わってくることは、「何ちんたらしとんねん。しっかり仕事せんかい!だからお前は使えへんねん」

そんな意味合いが込められているときがあります。

普通に進捗を確認したいだけなら、こんな書き方で十分ですから。

「××の件の進捗状況を教えといてくれる?」

同じような質問なのに、全然、伝わり方が違うことないですか?

勘違いしてほしくないのは、何も怒るべきではないと言っているんじゃないんですよね。

本当にさぼっているなら、叱るべきです。

でも、相手の状況や進め方、考え方を何も理解していないまま、単に進捗が進んでいないという事実だけで、

こんなメールを送信するのはやめた方がいいでしょう。

部下は、それなりに考えて行動していたり、計画していたりするケースも多いんですよね。

そんな状況で、こんなメールが届くと、

「何にも現場の状況知らずに、命令と文句ばっかりで、面倒な上司やなー」

って思われるかもしれません。


特に考えるべきなのは、そのメールの目的です。

「あなたは部下にどうして欲しいのか。どうなって欲しいのか」を考えてメールしましょう。

単純に進捗状況を教えて欲しいなら、勘違いされるようなメールになっていないか、気をつけましょう。

部下が明らかに手を抜いているのであれば、直接、話をした方がいいですね。

手を抜いてしまっている原因や理由も何かあるはずなんです。

そこを解決することが、重要だったりもしますからね。

部下に叱咤激励するなら、こんな感じでどうでしょうか。

「××の件、進捗が少しゆっくりな感じがします。これまで見てきた⚪︎⚪︎さんなら、もっとスピーディーにできるはず。何かあれば、いつでも声をかけてください。」

メール一つで人の心や行動を動かせてしまいます。

なので、そのこともしっかりと意識して、慎重に送信すべきメールもあるんです。

特に、相手の喜怒哀楽に影響するようなメールを送信するときは、そのメールの目的をしっかり考えて、

また、受け手がどんな気持ちになるのかも考えて、送信しましょう。

無意味に嫌われる上司にならないでくださいね。

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